Ministero dell'Interno -
Ufficio 1' - Circolare 9
giugno 1993 n 5006
/ M / 8 / (9).
(Pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale n. 140 del 17-6-1993)
Oggetto: Legge 7 agosto 1990, n. 241, recante
nuove norme in materia
di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti
amministrativi. Misure organizzative per l'esercizio del diritto di
accesso.
Il capo V della legge 7 agosto 1990, n. 241, introduce
nell'ordinamento il principio generale dell'accessibilità ai
documenti amministrativi da parte di chiunque vi abbia interesse per
la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti.
In attuazione della previsione di cui all'art. 24, comma 2, della
predetta legge, il Governo ha adottato il decreto del Presidente
della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, recante la disciplina delle
modalità di esercizio e dei casi di esclusione del diritto in
esame.
Dalla cennata normativa, sia legislativa che regolamentare,
scaturisce, tra l'altro, il dovere per ciascuna amministrazione di
adottare adeguate misure organizzative per il pù agevole
esercizio
del diritto di accesso da parte dell'interessato.
Al fine di delineare gli interventi a tal uopo necessari, un gruppo
di lavoro, costituito all'interno della commissione interdirezionale
di studio della legge n. 241 e composto da rappresentanti di questo
Gabinetto, del Dipartimento della pubblica sicurezza e delle
Direzioni generali del personale e della protezione civile, ha
elaborato un documento - nel quale vengono tracciati i vari aspetti
della materia in relazione alle esigenze organizzative di questa
Amministrazione - fatto proprio, poi, dalla stessa commissione
interdirezionale.
Come comunicato con nota pari numero del 2 aprile scorso, la
Presidenza del Consiglio dei Ministri ha altresì risolto
recentemente la questione dei costi di riproduzione e delle tariffe
da applicare per il rilascio di copia dei documenti ai quali
l'interessato intende accedere, fissando, tra l'altro, una tariffa
omnicomprensiva da corrispondere mediante applicazione di marche da
bollo ordinarie.
Definita la questione da ultimo ricordata e sulla base di quel
documento, occorre procedere all'individuazione delle misure
organizzative necessarie per il concreto esercizio del diritto di
accesso, che tengano conto, nel rispetto di quanto previsto dall'art.
22, comma 3, della legge n. 241 e dal richiamato regolamento
governativo, dei percorsi che il cittadino può intraprendere per
accedere agevolmente al documento che lo interessa in relazione alle
peculiarità strutturali e funzionali della sede centrale e di
quelle
periferiche dell'Amministrazione dell'interno.
Nel fornire al riguardo le linee di indirizzo di seguito riportate,
si pregano codesti uffici, nell'ambito delle rispettive competenze,
di voler impartire - attenendosi ad esse - agli uffici centrali e
periferici interessati ogni più opportuna disposizione atta a
consentire l'agevole esercizio del diritto di accesso nei confronti
degli atti e dei documenti in possesso di questa Amministrazione.
1) Ufficio per le informazioni
sulle modalità di esercizio del
diritto di accesso.
Lo spirito della disciplina in esame, improntato alla più ampia
apertura e disponibilità della pubblica amministrazione verso il
cittadino, suggerisce di affrontare subito il tema del primo contatto
tra utente ed ufficio pubblico - consistente nella presentazione
dell'istanza di accesso - momento questo particolarmente delicato,
che dovrà essere reso il meno difficoltoso e disagevole
possibile.
In tale ottica, per quanto concerne l'Amministrazione centrale,
l'Ufficio relazioni pubbliche del Ministero, ubicato al piano terra
del palazzo Viminale, fornirà agli interessati le notizie per
l'individuazione dell'ufficio - tra quelli indicati nell'unito elenco
(allegato 1) - incaricato di dare le informazioni sulle modalità
di
esercizio del diritto di accesso e sui relativi costi, nonchè di
indicare, in relazione all'oggetto della richiesta, l'ufficio
competente a formare l'atto conclusivo del procedimento o a detenerlo
stabilmente.
Tale soluzione si rende necessaria in virtù della constatazione
che
l'ufficio relazioni pubbliche, allo stato attuale, non sarebbe in
grado, per la tipologia della struttura, di espletare le funzioni
suddescritte.
Gli uffici intermedi così individuati - corrispondenti agli
uffici
coordinamento ed affari generali delle singole Direzioni generali -
potranno, invece, assicurare un idoneo servizio di informazione a
favore degli interessati, ai quali andrà, tra l'altro, indicato
con
precisione l'ufficio destinatario dell'istanza di accesso. E' evidente
che il sistema delineato, che tiene conto dell'attuale
struttura ministeriale, potrà essere modificato ove la medesima
venga sottoposta a revisione in conseguenza di nuove disposizioni
legislative ovvero in relazione al mutamento delle esigenze
organizzative.
Al fine di una ancor più agevole individuazione, da parte degli
interessati, degli uffici competenti, l'ufficio relazioni pubbliche
dovrà disporre di un elenco sistematico contenente tutte le
unità
organizzative dell'apparato ministeriale con l'indicazione delle
rispettive competenze e dell'ubicazione delle stesse.
A tal uopo, gli uffici in indirizzo vorranno far pervenire un quadro
prospettico comprensivo degli elementi ora descritti all'ufficio
organizzazione della Direzione generale per l'amministrazione
generale e per gli affari del personale.
Per le sedi periferiche dell'Amministrazione, si ritiene invece
preferibile demandare ai relativi dirigenti l'individuazione,
nell'ambito delle rispettive strutture organizzative, dell'ufficio
incaricato di fornire tutte le informazioni sulle modalità di
esercizio del diritto di accesso e sui relativi costi, nonchè di
indicare l'ufficio competente a formare o a detenere stabilmente
l'atto conclusivo del procedimento.
Ciò in virtù dell'opportunità di consentire alla
sede periferica
la scelta del modello organizzativo più consono alla singola
realtà
locale.
Sempre allo scopo del più agevole esercizio del diritto di
accesso
da parte del cittadino, le sedi periferiche dovranno curare la
divulgazione, con i mezzi ritenuti più idonei (tra gli altri,
targhe
segnaletiche all'interno delle sedi, distribuzione di opuscoli,
comunicati stampa, ecc.), delle informazioni relative agli uffici,
alle rispettive competenze e all'ubicazione degli stessi.
In tutti i casi, nei locali degli uffici per le relazioni con il
pubblico, eventualmente istituiti, nonchè in quelli degli uffici
incaricati di fornire le informazioni sul diritto di accesso,
dovrà
essere posto a disposizione dei cittadini materiale informativo circa
le categorie di documenti relativi ai procedimenti di competenza
degli uffici di appartenenza (Ministero, prefetture, questure,
comandi provinciali dei Vigili del fuoco, ecc.), le tariffe da
corrispondere per il rilascio di copie di documenti, i moduli per la
richiesta di accesso ai documenti ed ogni altra informazione utile
all'accesso.
2) Presentazione dell'istanza
di accesso.
Circa le modalità di presentazione della domanda di accesso, il
decreto del Presidente della Repubblica n. 352/92 detta, agli
articoli 3 e 4, una disciplina puntuale ed esauriente, in particolare
per quanto riguarda l'accesso informale.
In tal caso e rinviando al predetto art. 3, la richiesta potrà
essere rivolta verbalmente ed accolta immediatamente con la
contestuale effettuazione dell'accesso.
In virtù dell'art. 4 del nominato decreto presidenziale,
l'istanza
formale di accesso, se consegnata personalmente dall'interessato,
verrà presentata all'ufficio competente a formare l'atto
conclusivo
del procedimento o a detenerlo stabilmente, che sarà tenuto a
rilasciare ricevuta e ad apporre sulla richiesta il timbro con la
data di presentazione, data dalla quale decorrerà - in
conformità
al comma 5 dello stesso art. 4 - il termine di trenta giorni per la
conclusione del procedimento.
Non è inutile sottolineare che le istanze di cui si tratta
dovranno
essere compilate in modo da rendere possibile l'individuazione del
documento oggetto dell'accesso nonchè l'identificazione del
richiedente e la prova dell'interesse personale.
Per le richieste pervenute a mezzo del servizio postale, la data di
presentazione sarà quella in cui l'istanza perviene all'ufficio
competente, il quale ultimo provvederà ad inoltrare
immediatamente
all'interessato che l'abbia richiesto la ricevuta dell'istanza. E'
ovvio che non potranno essere prese in considerazione richieste
generiche che non consentano l'identificazione del documento cui si
vuole accedere, fermo restando il dovere dell'ufficio competente di
facilitarne l'individuazione.
Nel caso di richiesta irregolare od incompleta l'ufficio competente,
entro dieci giorni, dovrà darne tempestiva comunicazione al
richiedente con raccomandata con avviso di ricevimento od altro mezzo
idoneo ad accertarne la ricezione.
In tal caso il termine iniziale decorrerà dalla data di
ricezione da
parte dell'ufficio competente della richiesta regolarizzata o
completata.
Le istanze erroneamente indirizzate ad ufficio diverso da quello
competente verranno immediatamente trasmesse a quest'ultimo.
3) Identificazione dei soggetti
che esercitano il diritto di accesso.
All'atto della presentazione dell'istanza di accesso, i richiedenti
dovranno esibire preventivamente un valido documento di
identificazione.
Coloro che eserciteranno lo stesso diritto ma in rappresentanza di
persone giuridiche e di enti, oltre al documento di identificazione
personale, dovranno produrre idoneo titolo che attesti il proprio
potere rappresentativo.
Nel caso di rappresentanza di persone fisiche (a parte i casi di
rappresentanza legale), tale titolo consisterà in un atto di
delega
dell'interessato, la cui sottoscrizione dovrà essere autenticata
a
norma dell'art. 20 della legge 4 gennaio 1968, n. 15.
L'identificazione del richiedente andrà effettuata da parte
dell'ufficio competente ad esaminare la richiesta di accesso.
In relazione a ciò, al fine di facilitare, presso gli uffici
ministeriali, i cennati adempimenti, l'Ispettorato generale di
pubblica sicurezza del Viminale provvederà a rilasciare
fotocopia
del documento depositato presso lo stesso Ispettorato al momento
dell'ingresso nel compendio, sulla quale verrà posto il timbro e
la
firma dell'operatore incaricato. Lo stesso sistema potrà essere
adottato negli altri uffici ove vengono effettuate analoghe
operazioni di controllo al momento dell'ingresso del pubblico.
4) Accoglimento della richiesta
di accesso. Rifiuto, limitazione o
differimento dell'accesso.
L'atto con il quale si informa dell'accoglimento della richiesta di
accesso dovrà contenere l'indicazione dell'ufficio, completa
della
sede presso cui rivolgersi, nonchè di un congruo periodo di
tempo,
comunque non inferiore a 15 giorni, per prendere visione dei
documenti o per ottenerne copia.
Come stabilito dall'art. 7 del decreto del Presidente della
Repubblica n. 352/92, l'atto di rifiuto, limitazione o differimento
dell'accesso richiesto in via formale dovrà essere adeguatamente
motivato.
5) Rilascio copie e rimborso
delle spese di riproduzione.
Nel momento in cui la domanda di accesso verrà accolta,
l'interessato potrà consultare ed estrarre copia del documento
dichiarato accessibile.
A proposito delle tariffe da applicare per il rilascio di copie di
documenti, la Presidenza del Consiglio dei Ministri ha fissato un
corrispettivo omnicomprensivo (costo della carta, spese di
funzionamento del fotoriproduttore, ecc.) in lire 500 per il rilascio
da 1 a 2 copie, in lire 1000 da 2 a 4 copie e così di seguito,
da
corrispondere mediante applicazione di marche da bollo ordinarie da
annullare con il datario a cura dell'ufficio ricevente l'istanza di
accesso.
6) Modalità di esercizio
dell'accesso.
La visione del documento oggetto della richiesta di accesso avrà
luogo presso l'ufficio che lo ha formato o che lo detiene in forma
stabile. Potranno anche destinarsi locali idonei per un agevole esame
dei documenti, curando tuttavia che vengano adottate le opportune
misure di vigilanza.
In caso di accesso a documenti mediante estrazione di copie ovvero a
documenti raccolti o conservati mediante strumenti informatici,
l'accesso sarà consentito esclusivamente con l'ausilio di
personale
dell'Amministrazione. Ove tecnicamente possibile, copia dei dati
informatizzati potrà essere rilasciata sugli appositi supporti
forniti dal richiedente.
Trascorso il periodo indicato nella comunicazione di accoglimento
della domanda, di cui al punto 4), senza che il richiedente abbia
preso visione del documento, lo stesso, ove vorrà accedere al
medesimo documento, dovrà presentare una nuova richiesta.
7) Archivi delle istanze di
accesso.
In attuazione dell'art. 11 del decreto del Presidente della
Repubblica n. 352/92, presso gli archivi di ciascun ufficio dovranno
istituirsi apposite sezioni per l'archiviazione delle richieste di
accesso, se possibile con sistemi automatizzati.
In attesa della realizzazione generalizzata dell'automazione, in
ciascun archivio si dovrà comunque provvedere a registrare i
dati
(soggettivi, oggettivi e cronologici) delle richieste di accesso e
dei relativi procedimenti.
Tali dati verranno raccolti ed aggregati dagli uffici indicati
nell'art. 1, mentre, a livello periferico, andranno trasmessi da
ciascun ufficio dell'Amministrazione alla prefettura territorialmente
competente, per una loro aggregazione su base provinciale.
Gli uffici a competenza territoriale regionale, analogamente,
forniranno i medesimi dati alla prefettura che ha sede nel capoluogo
di regione.
Gli uffici del Ministero e le prefetture, a decorrere dalla data di
entrata in vigore del regolamento ministeriale ex art. 24, comma 4,
della legge n. 241 sulle categorie di documenti inaccessibili (in
corso di emanazione), comunicheranno ogni sei mesi tali dati
all'Ufficio organizzazione della Direzione generale per
l'amministrazione generale e per gli affari del personale, la quale
avrà il compito di tenere il registro dei dati complessivi
concernenti i procedimenti di accesso che hanno interessato tutta
l'Amministrazione dell'interno.
Tutto ciò premesso, non può nascondersi che la
finalità precipua
delle linee di indirizzo brevemente tracciate consiste nel rendere
esercitabile, immediatamente e concretamente, il diritto di accesso
ai documenti amministrativi da parte dei cittadini, in virtù
della
convinzione che la generalizzata e diffusa possibilità di
conoscere
l'azione e l'organizzazione amministrativa costituisce strumento
indispensabile per assicurare la legalità dell'ordinamento
nonchè
la trasparenza e l'imparzialità nel processo di formazione delle
determinazioni amministrative.
In tale prospettiva, si confida nella puntuale collaborazione che
codesti uffici vorranno prestare nel seguire le problematiche
emergenti dalla fase di prima attuazione della normativa più
volte
richiamata, avendo cura di rimuovere gli eventuali ostacoli alla
piena funzionalità dei moduli organizzativi delineati con la
presente direttiva.
Nell'allegare, da ultimo, gli schemi dei prestampati che si
suggerisce di adottare per la pià efficace semplificazione delle
procedure (allegato 2), si gradirà ricevere, entro il mese di
dicembre del corrente anno e successivamente ogni sei mesi, una
relazione sullo stato di attuazione dell'istituto dell'accesso, non
mancando di segnalare carenze e disfunzioni riscontrate nel corso
dell'applicazione della disciplina in parola.
ALLEGATO 1
(omissis)
ALLEGATO 2
FAC-SIMILE DELL'ISTANZA DI ACCESSO FORMALE
(art. 4 del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992,
n. 352)
Al Ministero dell'interno - Direzione generale
(..................................................)
oppure
Alla prefettura/questura/comando provinciale Vigili del fuoco di
(.......................................................)
OGGETTO: ...........................................................
Il sottoscritto (....................), nato a (...................),
residente in (.........................), via (.............), munito
di documento di identificazione n. (........), chiede, in
qualità di
(.........................), di prendere visione e/o estrarre copia,
nei modi indicati da codesto Ministero (oppure Prefettura, ecc.), dei
seguenti documenti:
1) (............................................................)
2) (............................................................)
3) (............................................................)
Allega l'unita documentazione atta a comprovare la propria
legittimazione ad esercitare il diritto di accesso di cui agli
articoli 22 e seguenti della legge 7 agosto 1990, n. 241.
(Data) .............
(Firma) .....................
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